4회차: [생산성] 업무 효율을 2배 높여주는 생산성 AI 도구 추천 3가지

 업무 효율을 2배 높여주는 생산성 AI 도구 추천 3가지

반복적인 업무 시간을 줄여주는 AI 비서들의 등장

작년 말부터 업무량이 급격히 늘어나면서, 저는 매일 밤 10시가 넘어서야 퇴근하는 날이 반복되었습니다. 회의록을 정리하고, 발표 자료를 만들고, 영문 이메일을 작성하는 일들이 생각보다 많은 시간을 빼앗아갔습니다. 그러던 중 우연히 AI 도구들을 업무에 적용해보기 시작했고, 놀랍게도 퇴근 시간이 평균 2시간 정도 앞당겨졌습니다.

이번 글에서는 제가 직접 3개월 이상 사용하면서 검증한 생산성 AI 도구 3가지를 소개합니다. 각 도구의 실제 사용 경험과 함께, 어떤 상황에서 활용하면 좋은지 구체적으로 설명하겠습니다. 단순히 도구를 나열하는 것이 아니라, 실무에서 즉시 적용 가능한 활용법을 중심으로 작성했습니다.

1) 문서 요약 및 노트 정리를 돕는 AI 도구, Notion AI 실전 활용기

Notion AI는 제가 가장 먼저 도입한 생산성 도구입니다. 기존에 Notion을 메모 도구로 사용하고 있었기 때문에, 추가 기능으로 AI를 활성화하는 것만으로 바로 사용할 수 있었습니다. 월 10달러의 비용이 발생하지만, 절약되는 시간을 생각하면 충분히 가치 있는 투자입니다.

제가 Notion AI를 가장 많이 사용하는 상황은 회의록 정리입니다. 회의 중에 대략적으로 메모한 내용을 Notion에 붙여넣고, "이 내용을 회의록 형식으로 정리해줘. 참석자, 안건, 결정 사항, 액션 아이템으로 구분해서"라고 명령하면, 5초 안에 깔끔한 회의록이 완성됩니다. 과거에는 회의 후 30분 이상 소요되던 작업이 이제는 5분으로 단축되었습니다.

또 하나 유용한 기능은 긴 문서 요약입니다. 저는 업무상 영문 리포트나 기술 문서를 자주 읽어야 하는데, Notion AI의 요약 기능을 사용하면 30페이지 분량의 문서를 3~4개의 핵심 문단으로 압축할 수 있습니다. 물론 중요한 내용은 원문을 다시 확인해야 하지만, 전체 맥락을 빠르게 파악하는 데는 매우 효과적입니다.

한 가지 주의할 점은, Notion AI가 생성한 내용을 무조건 신뢰하면 안 된다는 것입니다. 특히 숫자나 고유명사는 반드시 원본과 대조해야 합니다. 저는 한 번 회의록에서 날짜가 잘못 입력된 것을 뒤늦게 발견한 적이 있어서, 이후로는 항상 최종 검토를 거칩니다.

2) 발표 자료 제작을 자동화해주는 프레젠테이션 AI, Gamma 사용 후기

Gamma는 제가 가장 최근에 발견한 도구이지만, 지금은 발표 자료 제작에 없어서는 안 될 파트너가 되었습니다. 이 도구의 가장 큰 장점은 텍스트만 입력하면 자동으로 슬라이드 디자인까지 완성해준다는 점입니다.

실제 사용 경험을 공유하겠습니다. 지난달 팀 내부 발표를 준비할 때, 저는 Gamma에 "신규 마케팅 전략 제안, 목차는 현황 분석, 문제점, 해결 방안, 기대 효과 순서로"라고 입력했습니다. 그러자 10장 분량의 슬라이드가 자동으로 생성되었고, 각 슬라이드마다 어울리는 아이콘과 색상 조합까지 적용되어 있었습니다. 과거에는 파워포인트로 디자인하는 데만 2~3시간을 썼는데, 이제는 20분 안에 초안이 완성됩니다.

물론 완벽하지는 않습니다. 자동 생성된 슬라이드는 대부분 텍스트 위주로 구성되기 때문에, 이미지나 그래프는 직접 추가해야 합니다. 저는 보통 Gamma로 전체 구조를 잡은 후, 중요한 슬라이드 3~4장만 직접 수정하는 방식으로 사용합니다.

Gamma의 무료 버전은 월 3개의 프레젠테이션만 생성할 수 있습니다. 그래서 저는 중요한 발표가 있을 때만 사용하고, 간단한 자료는 여전히 구글 슬라이드를 활용합니다. 하지만 유료 플랜으로 전환하면 무제한 생성이 가능하므로, 발표 자료를 자주 만드는 분들에게는 유료 구독을 추천합니다.

"더 정교한 결과물을 얻고 싶다면? 👉 [2회차: 프롬프트 작성법 보기]"

한 가지 팁을 드리자면, Gamma에 입력하는 텍스트가 구체적일수록 결과물의 품질이 높아집니다. "마케팅 전략 발표 자료 만들어줘"보다는 "20대 타겟 SNS 마케팅 전략, 인스타그램과 틱톡 중심, 예산 500만원, 3개월 캠페인 계획"처럼 세부 정보를 넣으면 훨씬 완성도 높은 슬라이드가 나옵니다.

3) 이메일 작성 및 번역을 돕는 AI 기반 언어 도구, DeepL Write 활용법

영어 이메일 작성은 비영어권 직장인들에게 늘 부담스러운 업무입니다. 저 역시 해외 거래처와 소통할 때마다 문법 검사기를 돌리고, 동료에게 검토를 부탁하는 과정을 반복했습니다. 하지만 DeepL Write를 사용하기 시작하면서 이 고민이 상당 부분 해결되었습니다.

DeepL Write는 단순 번역기가 아닙니다. 한국어로 작성한 문장을 영어로 번역하는 것은 물론이고, 영어 문장의 톤을 조정하거나 더 자연스러운 표현으로 바꿔주는 기능까지 제공합니다. 예를 들어 제가 "회의 일정을 변경하고 싶습니다"라고 입력하면, "I would like to reschedule the meeting"이라는 격식 있는 표현과 "Can we move the meeting to another time?"이라는 캐주얼한 표현을 동시에 제안합니다.

실제 업무에서 가장 유용했던 경우는 거절 이메일을 작성할 때였습니다. 직접적으로 거절하면 무례하게 들릴까 봐 고민하던 중, DeepL Write에 "정중하게 거절하는 톤으로 바꿔줘"라고 요청했더니, "I appreciate your offer, but I'm afraid we won't be able to proceed at this time"처럼 부드러우면서도 명확한 문장을 제안해주었습니다.

번역 품질도 구글 번역보다 훨씬 자연스럽습니다. 특히 한국어 특유의 높임말이나 존댓말 뉘앙스를 영어로 옮길 때, DeepL은 문맥을 고려해서 적절한 격식 수준을 선택합니다. 제가 테스트해본 결과, 기술 문서나 계약서 같은 전문적인 내용도 비교적 정확하게 번역됩니다.

다만 완벽한 도구는 아닙니다. 업계 전문 용어나 회사 내부 용어는 잘못 번역되는 경우가 있어서, 고유명사나 기술 용어는 직접 확인해야 합니다. 저는 중요한 이메일은 DeepL로 초안을 작성한 후, 영어를 잘하는 동료에게 한 번 더 검토를 받는 방식으로 사용합니다.

무료 버전도 충분히 유용하지만, 유료 버전은 문서 파일을 통째로 번역할 수 있어서 매뉴얼이나 보고서 번역에 유용합니다. 월 7~8달러 수준으로 비용도 부담스럽지 않은 편입니다.

결론적으로 '도구'보다 중요한 것은 '어떻게 활용할 것인가'에 대한 고민이 필요합니다.

이 세 가지 AI 도구를 3개월간 실무에 적용한 결과, 제 업무 효율은 확실히 높아졌습니다. 단순 반복 작업에 쏟던 시간이 줄어들면서, 더 창의적이고 전략적인 업무에 집중할 수 있게 되었습니다. 실제로 저는 하루 평균 1.5~2시간 정도의 시간을 절약하고 있으며, 그 시간을 새로운 프로젝트 기획에 투자하고 있습니다.

하지만 도구를 도입하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 중요한 것은 각 도구의 강점과 한계를 정확히 이해하고, 내 업무 흐름에 맞게 활용하는 것입니다. Notion AI는 문서 정리에, Gamma는 발표 자료 초안 작성에, DeepL Write는 이메일 커뮤니케이션에 각각 특화되어 있습니다. 한 가지 도구로 모든 것을 해결하려고 하기보다는, 상황에 맞는 도구를 선택하는 것이 핵심입니다.

또한 AI 도구가 만든 결과물을 무조건 신뢰해서는 안 됩니다. 특히 숫자, 날짜, 고유명사, 전문 용어는 반드시 사람이 최종 검토해야 합니다. 저는 AI를 "초안 작성 비서"로 생각하고, 최종 완성은 제 손으로 마무리하는 원칙을 지키고 있습니다.

마지막으로, 새로운 도구를 배우는 데 드는 시간도 고려해야 합니다. 저는 각 도구를 익히는 데 1~2주 정도의 시행착오 기간이 있었습니다. 처음에는 오히려 시간이 더 걸릴 수도 있지만, 한 달 정도 꾸준히 사용하면 확실한 효율 개선을 체감할 수 있습니다.

여러분도 이 글에서 소개한 도구 중 하나를 선택해서 일주일만 집중적으로 사용해보세요. 분명 업무 방식에 긍정적인 변화가 생길 것입니다.